Vous êtes ici : Accueil > Les métiers > Gestion et admi... > Assistance admi... > Secrétaire / agent de secrétariat  

Secrétaire / agent de secrétariat

Appellations les plus courantes

Assistant(e) de direction, Assistant(e) de direction, Secrétaire de direction, Secrétaire principal(e),

Définition du métier

Organiser, pour un responsable hiérarchique et/ou pour des équipes, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers. Organiser et réaliser la gestion logistique et administrative des personnels de l'unité (déplacements professionnels, organisation de réunions, gestion des fournitures, etc.)

Activités

  • Accueil téléphonique ou physique des interlocuteurs, des visiteurs, des clients ou fournisseurs, des personnalités extérieures

Savoir-faire

  • Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées en interne / externe
  • Travailler en équipe / en interservices
  • Prendre des notes
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics (client, fournisseur, visiteur, etc.)
  • Calculer des valeurs relatives aux activités de son domaine (nombre, volume, masse, surfaces, etc.)
  • Utiliser les outils bureautique / la micro-informatique
  • Élaborer un plan de classement et d'archivage
  • S'exprimer et / ou lire dans une langue étrangère (en anglais la plupart du temps)
  • Rédiger des notes, rapports, comptes-rendus, documents relatifs à son domaine
  • Conduire un entretien en face à face et / ou téléphonique
  • Ajuster son plan de charge en fonction de divers paramètres / priorités (volume de la charge, demandes clients, moyens à disposition, délais requis, etc.)

Connaissances

Connaissances Niveau Code NSF
Site : organisation, fonctionnement, topographie... Connaissance opérationnelle 10000
Techniques rédactionnelles / expression écrite Connaissance opérationnelle 46307
Bureautique / micro-informatique Connaissance opérationnelle 35066
Documentation / Techniques documentaires Connaissance opérationnelle 46345
Langues étrangères Connaissance opérationnelle 15254
Techniques relationnelles Connaissance opérationnelle 15012
Secrétariat Connaissance opérationnelle 35054
Techniques administratives Connaissance opérationnelle 35071

Formation de base et apprentissage

  • Niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) dans le domaine secrétariat
  • assistant(e) de direction Ou encore niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.

Perspective d'évolution professionnelle

  • Assistant(e) de gestion / agent administratif
  • Support informatique utilisateurs
  • Documentaliste
  • Gestionnaire administratif(ve) du personnel / paie
  • Comptable
  • Assistant(e) commercial(e)

Comparaison métiers

Cet outil de comparaison permet de mettre en relation deux métiers afin d'identifier les connaissances communes et les connaissances à acquérir ou à développer pour exercer le métier. Il compare le métier actuel de la page avec le métier sélectionné dans les menus déroulant.


En savoir plus sur les connaissances

Connaissance de base (niveau 1)

Connaissance générale propre à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissance des notions de base, des principaux termes. Connaissance, le plus souvent, fragmentaire et peu contextualisée. Durée courte d'acquisition de la connaissance d'un champ donné (quelques jours, semaines à quelques mois)

Connaissance opérationnelle (niveau 2)

Connaissance détaillée, pratique et théorique, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Cette connaissance est contextualisée. Sa durée d'acquisition se situe de un à deux ans

Connaissance approfondie (niveau 3)

Connaissance théorique et pratique approfondie. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de la connaissance porte sur des connaissances avancées ou de pointe. Durée d'acquisition de la connaissance de l'ordre de 3 à 5 ans

Connaissance d’expertise (niveau 4)

Connaissance permettant de redéfinir des pratiques professionnelles dans un champ à l'interface entre des champs différents, et de produire une analyse critique de la théorie, des principes. Connaissance très contextualisée, nécessitant une durée d'acquisition au moins égale à 2/3 ans et plus, à partir du niveau 3